Archivierung

Anforderungen an ein revisionssicheres Archiv

Der VOI (Verband für Organisations- und Informationssysteme e.V.) hat als Fachverband der Anbieter von Archiv- und Dokumenten-Management-Systemen zehn Merksätze für eine sichere und ordnungsgemäße Archivierung formuliert. Sie sind als Vorgabe und Empfehlung für eine rechtliche Anerkennung der Archivierung zu verstehen.

1. Jedes Dokument muß nach Maßgabe der rechtlichen und organisationsinternen Anforderungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden
Das CEuS-Archiv übernimmt einerseits aus beliebigen (aber regelkonformen) ERP-Systemen druckfertige Ausgabedokumente als aufbereitete Druckdatenströme. Das interne Outputmanagement sorgt für die Ergänzung von Briefköpfen, Logos, AGBs u.ä.
Andererseits übernimmt das CEuS-Archiv gescannte Eingabedokumente, die es mit einer leistungsfähigen OCR-Software durchsuchbar macht.
Die Datenströme werden in das Langzeitformat PDF/A konvertiert und befinden sich somit als elektronische Dokumente in einem sicheren digitalen Medium. Auch in diesem Zustand gehorchen sie allen rechtlichen und organisationsinternen Forderungen an ihre ordnungsgemäße Aufbewahrung.

2. Die Archivierung hat vollständig zu erfolgen – kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
Das CEuS-Archiv übernimmt die Datenströme, abhängig von der Plattform des ERP-Systems, über zwei mögliche Arten standardisierter Schnittstellen:Überwachtes Verzeichnis,Virtueller Druckertreiber. Über beide Schnittstellen laufen die digitalen Dokumente automatisiert ein, ohne jede Chance einer Einwirkung von außen.
In den bereits abgelegten Daten werden regelmäßig von einer Routine (Spider) die neuarchivierten Dokumente erfasst und in einen Volltextindex eingetragen, auf den dann die Suchmaschine zugreift. Kein Dokument kann dadurch verloren gehen.

3. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren
Das CEuS-Archiv wird prinzipiell auf regelkonforme ERP-Systeme aufgesetzt, so daß sich die Befolgung dieser Empfehlung auf die Systemumgebung des CEuS-Archivs verlagert.

4. Jedes Dokument muß mit seinem Original übereinstimmen und unveränderbar archiviert werden
Das interne Outputmanagement des CEuS-Archivs sorgt für die Ergänzung der fertig aufbereiteten Druckdatenströme mit fixen Daten, wie Briefköpfe, Logos, Wasserzeichen usw. so daß es keinen Unterschied zu Dokumenten aus einem Drucker gibt, der etwa auf Kopfbögen oder Logopapier ausdruckt.
Dadurch stimmt das archivierte Dokument im CEuS-Archiv vollständig überein mit seinem Original, das ausgehändigt bzw. in die Post gegeben wurde. Übereinstimmung herrscht auch mit Originalen vom Posteingang: sie werden mit einer Genauigkeit von 600dpi eingescannt und mit einer marktführenden OCR durchsuchbar gemacht.

Die Unveränderbarkeit der archivierten Dokumente verdankt sich der inhaltsadressierten Speicherung:Jedes zu archivierende Dokument wird nach der Konvertierung in PDF/A mit anonymer Adresse in den Archivspeicher geschrieben („Sparbüchsenprinzip“). Jede Adresse ist einzig, Überschreibungen sind dadurch unmöglich. Das Abspeichern erfolgt automatisiert, jegliche äußere Einwirkung ist ausgeschlossen.In regelmäßigen Abständen erfaßt der Spider jeden neuarchivierten PDF/A-Datensatz und trägt den Inhalt des Textlayers sowie die Adresse in eine überaus effektive Flache Datenbank, den Volltextindex ein. Der Volltextindex ist, wie überhaupt das komplette Archivmedium, verschlüsselt. Außenstehende können mit dem passwortgeschützten, versiegelten CEuS-Archiv oder mit entnommenen Medien nichts anfangen.Die nur von LAN-Clients aus über einen Browser aufrufbare Suchmaschine greift auf den Volltextindex zu und präsentiert die Suchergebnisse.

5. Jedes Dokument darf nur von entsprechend berechtigten Benutzern eingesehen werden
Der Speicher des CEuS-Archivs kann in bis zu fünf separate Archive eingeteilt werden. Jedes Einzelarchiv ist passwortgeschützt. Darüber lassen sich beliebige Kombinationen von Gruppenrechten definieren.

6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiedergefunden und reproduziert werden können
Die Suchmaschine und ihre zugehörigen Volltextindices arbeiten blitzschnell. Das bezieht sich vor allem auf die Präsentation der Dokumente am Bildschirm. Darüber hinaus kann jedes am Bildschirm präsentierte Dokument originalgetreu auf geeigneten Druckern reproduziert werden. Außerdem lassen sich mit Sonderrecht die Ergebnisse beliebiger Suchanfragen auf mobile Datenträger exportieren.

7. Jedes Dokument darf frühestens nach Ablauf seiner Aufbewahrungsfrist vernichtet, d.h. aus dem Archiv gelöscht werden
Die CEuS GmbH als Hersteller des CEuS-Archivs bietet das fristgerechte Löschen von Archivsätzen (in enger Kooperation mit dem Kunden) als Serviceleistung an. Dies geschieht immer zu den fest an das Konzept des CEuS-Archivs gekoppelten Hardwarewechsel-Terminen aller vier Jahre.

8. Jede ändernde Aktion im elektronischen Archivsystem muss für Berechtigte nachvollziehbar protokolliert werden
Änderungen oder Überschreibungen eines archivierten Dokuments sind im Content Addressed Storage (CAS) unmöglich, siehe Punkt 4. Wird ein geändertes Dokument mit der Schlüsselinformation des Ursprungsdokuments archiviert, so ergeben sich zwei Dokumente im Archiv mit gleichem Schlüssel. Sie tragen jedoch verschiedene Zeitstempel, so daß sich von selbst eine Versionierung ergibt.

9. Das gesamte organisatorische und technische Verfahren der Archivierung kann von einem sachverständigen Dritten jederzeit geprüft werden
Die Anwender des CEuS-Archivs erhalten von uns oder unseren Fachpartnern eine detaillierte Verfahrensdokumentation über das komplette Archivierungsverfahren. Der ordnungsgemäß laufende Betrieb zeigt sich folgendermaßen:Das CEuS-Archiv ist über einen Browser für Recherchen erreichbar. So zeigt sich, daß das System und der über den Archivspeicher wachende Webserver aktiv sind.Ein archiviertes Dokument muß nach etwa 15 Minuten auffindbar sein, dann nämlich erst hat der Indizierungslauf ihn erfaßt.Das Logfile der CEuS-Archivs enthält Informationen darüber, wann welcher Arbeitsplatz recherchiert hat oder wann welcher Arbeitsplatz Daten exportiert hat.

10. Bei allen Migrationen und Änderungen am Archivsystem muss die Einhaltung aller zuvor aufgeführten Grundsätze sichergestellt sein
Die Migration der Archivdaten liegt in alleiniger Hand der CEuS GmbH. Aus diesem Grunde findet als Serviceleistung alle vier Jahre ein Hardwarewechsel statt. Dieser soll nichts weiter gewährleisten als daß die gespiegelte Wechselfestplatte des CEuS-Archivs immer lesbar bleibt.
Softwareseitig ist die Struktur des im Langzeitarchivformat PDF/A vorliegenden Speicherinhalts zukunftssicher.

Rechtsgrundlagen und Rahmenbedingungen

Die Möglichkeit, steuerrelevante Dokumente digital zu archivieren existiert schon länger. Sie erfordert jedoch die Einhaltung entsprechender Richtlinien, wie sie in folgenden Gesetzestexten zu finden sind:

HGB (§ 238 ff., §§ 257 ff.)

Abgabenordnung (§§ 140 und §§145 ff.)

GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme)

GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) Des weiteren ist ein Unternehmen, das seine steuerrelevanten Daten revisionssicher archivieren möchte, verpflichtet, eine Verfahrensanweisung zu erstellen, die das Verfahren der digitalen Archivierung unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorschriften lückenlos beschreibt: von der Entstehung der Information über die Indizierung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion am Bildschirm und auf dem Drucker.

Neben kaufmännischen Belegen werden heute in zunehmenden Maße auch persönliche Daten (Personalakten) archiviert. Aus diesem Grund sind weitere Gesetze wie BGB, BDSG und ZPO zu berücksichtigen.

Seit den neuesten Änderungen im Umsatzsteuergesetz (§ 14) und dem Steuersenkungsgesetz (Gesetz zur Senkung der Steuersätze und zur Reform der Unternehmensbesteuerung) besteht für Unternehmen nun auch die Möglichkeit, am elektronischen Vorsteuerabzugsverfahren teilzunehmen. Allerdings werden elektronische Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Unterschrift nur dann als vorsteuerabzugsfähig anerkannt, wenn sie nach den GoBS ordnungsgemäß archiviert werden. Verwiesen sei in diesem Zusammenhang auch auf die EU-Richtlinie zur Förderung des elektronischen Geschäftsverkehrs und das Gesetz zur digitalen Signatur (Signaturgesetz - SigG).